Business Card und Corporate Card klingen nach Marketingbegriffen, die beliebig austauschbar sind. Rechtlich steckt dahinter aber eine wichtige Unterscheidung: Wer ist Vertragspartner der Bank, wer haftet für die Umsätze, und was passiert, wenn das Arbeitsverhältnis endet oder die Karte missbraucht wird? Für Selbstständige, Geschäftsführer und Beschäftigte, die eine Firmenkarte nutzen, lohnt sich ein genauer Blick auf die Vertragsstruktur.
Begriffe ohne gesetzliche Definition
Vorab: Weder „Business Card“ noch „Corporate Card“ ist gesetzlich definiert. Die Kartenherausgeber verwenden die Begriffe unterschiedlich. Im Markt hat sich jedoch eine grobe Linie herausgebildet:
- Business Card bezeichnet meist eine Geschäftskarte für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Oft gibt es nur wenige Karten, häufig ist der Inhaber selbst der einzige Nutzer.
- Corporate Card steht in der Regel für ein Kartenprogramm größerer Unternehmen, bei dem viele Beschäftigte eine Karte erhalten und das Unternehmen zentrale Vorgaben macht.
Entscheidend ist deshalb nie der Name auf der Karte, sondern das, was im Kartenvertrag und in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen steht.
Wer ist Vertragspartner?
Ein Kartenvertrag ist rechtlich ein Zahlungsdiensterahmenvertrag im Sinne von § 675f BGB. Die Frage, wer ihn abschließt, hat weitreichende Folgen.
Das Unternehmen als Vertragspartner
Bei vielen Firmenkarten schließt das Unternehmen den Rahmenvertrag mit der Bank. Die einzelnen Beschäftigten sind lediglich berechtigte Karteninhaber. Sie handeln beim Einsatz der Karte als Vertreter des Arbeitgebers, und die Umsätze werden dem Unternehmen belastet.
Der Beschäftigte als Vertragspartner
Es gibt aber auch Modelle, in denen der Beschäftigte selbst einen Vertrag mit der Bank unterschreibt. Die Karte trägt dann zwar das Firmenlogo, die Abrechnung läuft aber über ein persönliches Konto. Der Arbeitgeber erstattet die dienstlichen Ausgaben im Rahmen der Reisekostenabrechnung. In diesem Fall sollte man genau wissen, worauf man sich einlässt, denn der Vertrag bindet die Person, nicht die Firma.
Haftung: Firmenhaftung, individuelle Haftung, Mischformen
Eng mit der Frage nach dem Vertragspartner verknüpft ist die Haftung gegenüber der Bank. In der Praxis begegnen einem drei Grundformen.
| Modell | Wer zahlt an die Bank? | Typische Folge |
|---|---|---|
| Firmenhaftung | Das Unternehmen | Keine Bonitätsprüfung des Beschäftigten, Risiko liegt beim Arbeitgeber |
| Individuelle Haftung | Der Karteninhaber | Persönliche Bonitätsprüfung, Erstattung durch den Arbeitgeber |
| Gesamtschuldnerische Haftung | Beide | Die Bank kann sich an Unternehmen oder Karteninhaber halten |
Gerade die gesamtschuldnerische Haftung wird unterschätzt. Gerät das Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten, kann die Bank die offenen Kartenumsätze vom Beschäftigten verlangen, auch wenn diese rein dienstlich waren. Ein interner Erstattungsanspruch gegen den Arbeitgeber hilft dann wenig, wenn dieser zahlungsunfähig ist. Wer eine Corporate Card im Rahmen eines Firmenprogramms erhält, sollte daher fragen, welches Haftungsmodell vereinbart ist, und sich die entsprechende Klausel zeigen lassen.
Bei Business Cards für Selbstständige stellt sich die Frage etwas anders. Ein Einzelunternehmer haftet ohnehin mit seinem gesamten Vermögen. Bei einer GmbH oder UG verlangen Banken häufig zusätzlich die persönliche Mithaftung des Geschäftsführers, wodurch die Haftungsbeschränkung der Gesellschaft für diesen Vertrag teilweise entfällt.
Missbrauch und nicht autorisierte Zahlungen
Für nicht autorisierte Zahlungsvorgänge sieht § 675u BGB grundsätzlich eine Erstattungspflicht des Zahlungsdienstleisters vor. Bei Verlust oder Diebstahl kann der Karteninhaber nach § 675v BGB in begrenztem Umfang selbst haften, bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz auch unbegrenzt. Wichtig für Firmenkarten: § 675e Abs. 4 BGB erlaubt es, mit Kunden, die keine Verbraucher sind, von einigen dieser Vorschriften abzuweichen. Die Bedingungen einer Firmenkarte können also strenger sein als die einer privaten Kreditkarte.
Im Innenverhältnis zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts haftet ein Arbeitnehmer bei betrieblich veranlassten Tätigkeiten je nach Grad des Verschuldens nur eingeschränkt. Bei leichter Fahrlässigkeit trägt in der Regel der Arbeitgeber den Schaden, bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann der Beschäftigte in Anspruch genommen werden. Wer die PIN auf die Karte schreibt, bewegt sich schnell im Bereich der groben Fahrlässigkeit.
Private Nutzung und Kartenrichtlinie
Ob eine Firmenkarte privat genutzt werden darf, regelt das Unternehmen. Ohne ausdrückliche Erlaubnis ist das in der Regel nicht gestattet. Eine verbotene private Nutzung kann arbeitsrechtliche Folgen haben, bis hin zur Abmahnung. In schweren Fällen, etwa bei bewusster Verschleierung privater Ausgaben als Spesen, kommen auch eine Kündigung oder strafrechtliche Vorwürfe in Betracht.
Arbeitgeber tun gut daran, eine schriftliche Kartenrichtlinie aufzusetzen. Sie sollte regeln, wofür die Karte genutzt werden darf, wie Belege einzureichen sind, wie mit versehentlichen Privatumsätzen umgegangen wird und wann die Karte zurückzugeben ist.
Kündigung des Kartenvertrags und Ende des Arbeitsverhältnisses
Endet das Arbeitsverhältnis, muss die Karte gesperrt und zurückgegeben werden. Bei Firmenhaftung genügt meist eine Mitteilung des Unternehmens an die Bank. Hat der Beschäftigte einen eigenen Vertrag geschlossen, endet dieser nicht automatisch mit dem Arbeitsverhältnis. Er muss gesondert gekündigt werden. Nach § 675h BGB kann ein Zahlungsdiensterahmenvertrag vom Nutzer grundsätzlich jederzeit gekündigt werden, sofern keine Kündigungsfrist vereinbart ist; bei Nicht-Verbrauchern können abweichende Regeln gelten.
Offene Umsätze aus der Zeit vor dem Ausscheiden bleiben bestehen und müssen abgerechnet werden. Hier zeigt sich erneut, wie wichtig es ist zu wissen, wer im Außenverhältnis haftet.
Worauf es bei der Entscheidung ankommt
Die Bezeichnung auf der Karte sagt wenig aus. Wer eine Firmenkarte vergibt oder annimmt, sollte vier Fragen klären: Wer ist Vertragspartner der Bank? Welches Haftungsmodell gilt? Was regelt die interne Richtlinie zur Nutzung? Und wie wird der Vertrag beendet, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Mit klaren Antworten auf diese Punkte lässt sich vermeiden, dass aus einem praktischen Zahlungsmittel ein rechtliches Risiko wird.
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